Wo und wie solltest du starten, wenn du dein Büro umgestalten oder neu planen möchtest?

Du stehst vor der Aufgabe, das neue Büro für dein Unternehmen zu planen? Super, denn das kann jetzt die Chance sein, das Büro für alle Mitarbeitenden zu schaffen, in dem sie sich wohl fühlen, in Ruhe telefonieren zu können, ohne das Kollegium zu stören oder einfach mal eine schöne Sitzecke für die Mittagspause zu haben.

Klingt doch gut oder?

Die Frage nach dem „wo und wie starten?“ stellen sich viele vor Beginn dieses Projekts und genau hier entsteht meiner Erfahrung nach bald eine kleinere oder größere Überforderung. Inspirationen aus Möbelkatalogen, Social-Media oder die Suche nach dem günstigsten Angebot vermitteln den Eindruck, Bürogestaltung sei vor allem eine Frage des Geschmacks oder reine Budgetsache.

In der Praxis zeigt sich jedoch: Wer das Thema ausschließlich über ästhetische oder budgetäre Gesichtspunkte angeht, zahlt später oft doppelt.

Eine durchdachte Bürogestaltung ist kein Einzelentscheid, sondern Teil eines Gesamtkonzepts. Sie beeinflusst Produktivität, Kommunikation, Konzentration und nicht zuletzt das Wohlbefinden der Mitarbeitenden. In diesem Artikel zeige ich dir, wo und wie du sinnvoll beginnst – und welche typischen Fehler du vermeiden solltest.

Foto von Caroline Badran auf Unsplash

Warum Bürogestaltung mehr ist als „Möbel aussuchen“

Bürogestaltung wird häufig mit einfachem Einrichten gleichgesetzt: ein paar Tische hier, günstige Drehstühle dort, dazu noch die halb funktionierende Stehleuchte aus dem alten Büro. Tatsächlich geht es aber um deutlich mehr – nämlich um Arbeitsabläufe, Raumwirkung, Akustik, Ergonomie und langfristige Flexibilität.

Oft merken Unternehmen erst nach einiger Zeit im neuen Büro, dass Mitarbeitende über körperliche oder mentale Beschwerden klagen: Kopfschmerzen, Nackenverspannungen, Konzentrationsschwierigkeiten oder Überforderung. Die Folge sind steigende Krankenstände oder sinkende Leistungsfähigkeit.

Oder es zeigt sich, dass Meetings nicht sinnvoll abgehalten werden können – weil es zu wenige Besprechungsräume gibt, die technische Ausstattung fehlt oder an eine passende Akustik für Online-Meetings nicht gedacht wurde.

Wenn du ohne klares Konzept startest, riskierst du unter anderem:

  • Räume, die nicht zu den tatsächlichen Tätigkeiten passen
  • mangelnde Konzentrationsmöglichkeiten
  • akustische Probleme
  • fehlende Anpassungsfähigkeit bei Wachstum oder organisatorischen Veränderungen

Gute Bürogestaltung beginnt daher vor der Auswahl einzelner Möbel. Im Folgenden zeige ich dir die Schritte, die ich auch gemeinsam mit meinen KundInnen durchlaufe.

Schritt 1: Nutzung analysieren, bevor du Möbel planst

Der wichtigste erste Schritt ist eine ehrliche Analyse der tatsächlichen Nutzung:

  • Wie wird im Alltag wirklich gearbeitet?
  • Wie viel konzentrierte Einzelarbeit gibt es?
  • Wie oft findet Austausch im Team statt?
  • Welche Meetings sind geplant, welche spontan?
  • Gibt es hybride Arbeitsmodelle (Homeoffice, Remote Work)?

Diese Fragen sind entscheidend, weil sie bestimmen, welche Arten von Arbeitsplätzen du überhaupt benötigst. Ein Büro für konzentrierte Projektarbeit stellt andere Anforderungen als ein kommunikationsintensiver Vertriebsstandort.

Fallbeispiel: Anwaltskanzlei vs. Kreativagentur

Stellen wir einmal eine Anwaltskanzlei und eine Kreativagentur gegenüber und finden heraus, wie diese Unternehmen im Alltag arbeiten.

Anwaltskanzlei:
Hier liegt der Fokus auf Diskretion, Privatsphäre und dem vertraulichen Umgang mit Klient:innen. Neben Einzelarbeit gibt es interne Besprechungen zur Fallabstimmung oder Vorbereitung auf Verhandlungen.

Sinnvoll sind daher:

  • vermehrt Einzelbüros für konzentriertes Arbeiten
  • mehrere kleinere Besprechungsräume (2–4 Personen)
  • ein größerer Besprechungsraum für interne Meetings
  • eine informelle Zone wie eine Lunch-Area oder ein Café für zwanglosen Austausch

Kreativagentur:
In einer Kreativagentur steht Zusammenarbeit im Vordergrund. Es gibt flache Hierarchien, Projektarbeit im Team und oft einen hohen Anteil an Remote Work.

Daraus ergibt sich häufig:

  • ein semi-offenes Bürokonzept zur Förderung der Kommunikation
  • ergänzende Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten (Fokusplätze, Telefonboxen)
  • flexible Besprechungszonen mit passender IT-Ausstattung, um Remote-Mitarbeitende einfach einzubinden

Wenn du eine hohe Quote an Remote-Mitarbeitenden hast, ersetze die fixe Arbeitsplatzzuteilung durch Desk-Sharing. So sparst du dir Fläche im Büro, die anderweitig genutzt werden kann – und sollte wirklich einmal das ganze Team im Büro sein, können multifunktionale Zonen (Working-Cafés oder Team-Workspaces) genutzt werden.

Foto von Caroline Badran auf Unsplash
Foto von Caroline Badran auf Unsplash

Schritt 2: Arbeitsplätze, Zonen und Wege definieren

Erst wenn klar ist, wie gearbeitet wird, lassen sich Räume sinnvoll strukturieren. Gute Büros bestehen nicht aus einer einheitlichen Fläche, sondern aus klar definierten Bereichen:

  • Arbeitszonen für Einzelarbeit und Zusammenarbeit
  • Besprechungsbereiche (Meetingräume, Telefonzellen)
  • Zonen für Lernen und Erholung (Ruheräume, Schulungsbereiche)
  • informelle Begegnungsflächen (Teeküche, Café, Lounge)
  • notwendige Infrastruktur (Empfang, WCs, Lager, Garderobe)

Ebenso wichtig sind Wegeführungen, Sichtachsen und Abstände. Sie beeinflussen maßgeblich, wie ein Büro wahrgenommen wird – und sind nicht nur eine gestalterische Frage.

Gerade Durchgangslichten, Fluchtwege und Arbeitsplatzgrößen sind in der Arbeitsstättenverordnung sowie in der ÖNORM A 8010 klar geregelt. Diese Vorgaben sind kein „nice to have“, sondern verpflichtend – andernfalls kann es zu Problemen mit dem Arbeitsinspektorat kommen.

Wichtige Richtwerte (Auszug)

Die folgenden Angaben dienen zur Orientierung und ersetzen keine rechtliche Prüfung.

  • Arbeitstisch: mindestens 160 × 80 cm
  • Mindestbodenfläche:
    • 8 m² für eine Person
    • 5 m² für jede weitere Person
    • 2 m² zusammenhängende freie Bodenfläche pro Arbeitsplatz

Tipp: In der Praxis bewähren sich etwa 10–12 m² pro Person in Zellenbüros und 12–15 m² pro Person in Großraumbüros.

Ebenso gilt es, die Abstände im Rückenbereich der Arbeitsplätze einzuhalten. Laut Gesetz wird hier von einem (etwas komplizierten) Körpermodul ausgegangen – also einer Fläche, die eine Person einnimmt. Daraus ergeben sich beispielsweise 100 cm, die eine Person im Rücken freihaben muss, wenn sie alleine sitzt und im Rücken eine Wand oder einen Schrank stehen hat. Mit jeder Person mehr, die Zugang zu ihrem jeweiligen Arbeitsplatz haben muss verändern sich die Vorgaben.

Wer mehr dazu wissen möchte, kann sich online auf den Seiten der ÖNORM oder des Arbeitsinspektorats durchklicken. Um nicht Verwirrung zu stiften kann man sich an folgenden Parametern orientieren:

Wenn eine Person alleine sitzt, sollten mindestens 100 cm im Rücken frei sein, damit ein problemloses Aufstehen, Bewegen und Zurückschieben des Drehstuhls möglich sind.

Werden zwei Tische nebeneinander platziert, muss genügend Platz zum Durchgehen vorhaben sein – hier werden dann 20 cm dazugerechnet, insgesamt also 120 cm Durchgang.

Wenn zwei Tische in der back-to-back Aufstellung geplant werden muss das jeweilige Körpermodul von 80 cm und dann jeweils 20 cm Erweiterung berücksichtigt werden.

Sobald vier Tische vorhanden sind, werden weitere 20cm dazugeplant – also das Körpermodul und dann ergibt sich ein Durchgang von 60cm.
Ich sage meinen KundInnen aber immer, mehr Abstand ist besser als weniger.

Schritt 3: Ergonomie, Akustik und Licht von Anfang an mitdenken

Ein häufiger Fehler in der Bürogestaltung ist die isolierte Betrachtung einzelner Themen.

  • Ergonomie endet nicht beim höhenverstellbaren Tisch, sondern betrifft Haltung, Bewegungsfreiheit und Abwechslung im Arbeitsalltag. Dafür können höhenverstellbare Tische verwendet werden oder sogenannte Steh-Sitz-Hocker. Aber auch die fachgerechte Einstellung der Monitore zählt dazu.
  • Akustik wird oft unterschätzt, obwohl sie einer der größten Einflussfaktoren auf Konzentration und Leistungsfähigkeit ist. Ich glaube niemand arbeitet gerne in einem Büro, in dem es hallt und man aufgrund der Telefonate anderer die eigenen Gedanken nicht mehr versteht. Hier können schon kleine Adaptierungen viel bewirken: Akustikpaneele an Wänden oder Decken, ein Teppichboden anstelle eines Parkettbodens, akustisch wirksame Vorhänge oder Pflanzen. Aber auch das Einsetzen von Telefonboxen kann im Arbeitsalltag viel bewirken – für private oder längere Gespräche zieht man sich in diese Boxen zurück und schafft so eine ruhigere Umgebung für das Kollegium.
  • Beleuchtung wirkt sich stärker auf Ermüdung und Wohlbefinden aus, als viele vermuten. Daher empfehle ich immer den Einsatz von biodynamischer Beleuchtung – sie passt sich in Lichtfarbe und Lichtstärke der Umgebung und dem Biorythmus des Menschen an. Wer sich hier unsicher ist, kann sich auch Experten zu Rate ziehen – diese erstellen ein individuelles Lichtkonzept passend zu zu Budget und Räumlichkeit.

Diese Faktoren greifen ineinander und sollten bereits in der Planungsphase berücksichtigt werden – nicht erst als spätere Korrektur.

Schritt 4: Büromöblierung umsetzen – Lieferanten auswählen und Projekt strukturieren

Sobald Nutzung, Zonen und Anforderungen klar definiert sind, geht es an die konkrete Umsetzung.

Wichtig ist dabei, bei Möbellieferanten nicht ausschließlich nach Einzelpreisen zu entscheiden, sondern das Gesamtbild im Blick zu behalten: Qualität, Nachhaltigkeit, Regionalität, Lieferzeiten, Montageservice, Nachlieferbarkeit und Gewährleistung spielen eine ebenso große Rolle wie der Preis selbst.

Eine strukturierte Projektabwicklung umfasst in der Regel:

  • Auswahl geeigneter Möbelserien passend zum Nutzungskonzept
  • Abstimmung von Materialien, Farben und Oberflächen
  • Koordination von Lieferterminen und Montage
  • Berücksichtigung von Schnittstellen zu IT, Elektrik und Akustik
  • zeitliche Abstimmung mit laufendem Betrieb oder Übersiedelung

Gerade in dieser Phase zeigt sich, wie wertvoll eine gute Vorbereitung ist. Wenn im Vorfeld die wichtigsten Entscheidungen klar definiert wurden, lassen sich Rückfragen, Verzögerungen und unnötige Kosten vermeiden.

Ein häufiger Fehler besteht darin, Möbel isoliert zu bestellen, ohne das Zusammenspiel mit Raum, Technik und Nutzung zu berücksichtigen. Eine begleitende Planung durch InnenarchitektInnen sorgt dafür, dass alle Elemente zusammenpassen.

Foto von Caroline Badran auf Unsplash

Typische Fehler bei der Bürogestaltung, die teuer werden können

Meiner Erfahrung nach zeigen sich immer wieder dieselben Stolpersteine:

  • Möbel werden gekauft, bevor ein Raumkonzept steht
  • Akustik wird ignoriert oder zu spät berücksichtigt
  • Stauraum wird in Zeiten von Digitalisierung zu stark eingeplant – dieser Platz kann oft viel besser genutzt werden
  • Flexibilität für zukünftiges Wachstum fehlt
  • Entscheidungen werden rein kostengetrieben getroffen

Die Folgen sind häufig Nachkäufe, Umbauten oder Unzufriedenheit im Team – alles Punkte, die sich mit ein wenig Einsatz und Brainstorming vor Projektbeginn verhindern lassen.

Wann sich professionelle Planung wirklich lohnt

Professionelle Unterstützung lohnt sich besonders dann, wenn du ein individuelles Bürodesign möchtest und sicherstellen willst, dass alle relevanten Aspekte mitgedacht werden.

Ein professioneller Blick zahlt sich außerdem aus, wenn:

  • du dich auf dein Tagesgeschäft konzentrieren möchtest
  • mehrere Mitarbeitende betroffen sind
  • dein Unternehmen weiter wächst oder sich organisatorisch verändert
  • bestehende Flächen besser genutzt werden sollen
  • Unsicherheit bei wichtigen Entscheidungen besteht

Tipp: Eine herstellerunabhängige Planung ermöglicht es, Produkte gezielt nach Budget, Qualität und Funktion auszuwählen – was sich in vielen meiner Projekten als effizienter erwiesen hat als eine direkte Planung über einzelne Hersteller.

Sophie Kenzian
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